小王站起身，指着屏幕上的会议室布局图说道：“我们可以在会场布置一些地球上的自然元素，比如鲜花、绿植。灵族的星球环境和我们有所不同，这些自然元素说不定能给他们留下深刻印象。”

“这主意不错，但要注意选择合适的植物。”陈博士提醒道，“有些植物可能会对灵族的身体产生不良影响。” 海棠书屋

“这一点我会注意的。”小王认真地说，“我会和生物学家们一起研究，挑选出最适合的植物。”

“还有礼物方面，除了融入‘灵纹’元素，我们还可以准备一些具有地球特色的东西。”英补充道，“比如精美的手工艺品、独特的文化典籍。”

“对，像我们的传统丝绸、陶瓷，都是很好的选择。”赵博士说道。

“这些东西在地球上很常见，但对灵族来说可能很新奇。”腾笑着说，“不过，礼物的包装也不能马虎，要体现出我们的用心。”

“我可以负责礼物的包装设计。”负责设计的小刘主动请缨，“我会结合灵族的文化特点，设计出既美观又有意义的包装。”

“太好了，小刘。”腾满意地说，“大家各负其责，一定要把这次会晤筹备工作做到尽善尽美。”

“那我们和灵族的会晤时间定下来了吗？”小李突然问道。

腾摇了摇头：“还没有，我们需要和灵族进一步沟通确定。不过，我们要做好随时会晤的准备。”

“我觉得我们可以提前制定一个详细的会晤流程。”英提议道，“从迎接灵族代表、开场致辞，到各项议题的讨论，再到最后的晚宴，每个环节都要安排妥当。”

“没错，这能让会晤更加有条不紊地进行。”腾看向英，“英，这个任务就交给你了，你负责制定会晤流程的初稿，然后我们再一起讨论完善。”

“好的。”英欣然接受。

“还有，我们要考虑到可能出现的突发情况。”赵博士忧心忡忡地说，“万一灵族代表在会晤期间提出一些我们意料之外的问题，或者出现一些沟通障碍，我们该怎么办？”

“这就需要我们提前做好预案。”腾思索片刻后说道，“大家可以分组讨论，针对可能出现的各种情况，制定相应的应对措施。”